So generierst du Mehrwertsteuerrechnungen für deine Käufer

Whatnot bietet keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Diese Materialien wurden nur zu Informationszwecken erstellt und sollten nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung betrachtet werden. Wenn du dir nicht sicher bist, ob du verpflichtet bist, eine Mehrwertsteuerrechnung auszustellen, solltest du deine eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor du auf Grundlage der unten stehenden Informationen handelst.

Funktionsübersicht

Whatnot hat eine neue Funktion zur Mehrwertsteuer-Rechnungsstellung für Verkäufer eingeführt, mit der du die Erstellung deiner Mehrwertsteuerrechnung auf der Plattform automatisieren kannst!

Wir wissen, dass die Erstellung korrekter Mehrwertsteuerrechnungen wichtig ist, um die Einhaltung der Vorschriften in deinem Unternehmen zu gewährleisten. Sie kann aber auch sehr zeitaufwändig sein. Um dir Zeit zu sparen und den Compliance-Prozess zu optimieren, haben wir Tools entwickelt, mit denen du Mehrwertsteuerrechnungen an deine Käufer direkt über die Whatnot-Website erstellen kannst. Diese Funktion ist derzeit für alle europäischen Verkäufer verfügbar.

Es liegt in deiner Verantwortung als Verkäufer, dich darüber zu informieren, wann eine Rechnung für einen Verkauf erforderlich ist, und sicherzustellen, dass die Rechnung allen geltenden Mehrwertsteuergesetzen entspricht.

Mit diesen Tools kannst du umsatzsteuerkonforme Rechnungen für deine Kunden erstellen.  Für Mehrwertsteuerrechnungen, die für Dienstleistungen zwischen Whatnot und Verkäufern ausgestellt werden, solltest du weiterhin den Support kontaktieren, um deine Rechnungen anzufordern. Weitere Informationen zur Unterstützung von Verkäufern bei ihrer Mehrwertsteuererklärung findest du im Bestellverlaufsbericht im Finanzbereich des Verkäufer-Hubs. Wo finde ich meine Bestellinformationen zur Mehrwertsteuerkonformität?

So funktioniert die Mehrwertsteuer-Rechnungsstellung bei Whatnot

Die Mehrwertsteuerrechnung für Käufer ist pro Sendung verfügbar. Verkäufer können jetzt zur Seite „Sendungen“ im Verkäufer-Hub (nur im Web) gehen und eine Rechnung erstellen. Sobald der Livestream abgeschlossen ist und das Etikett für die Sendung generiert wurde, steht die Option zur Erstellung einer Mehrwertsteuerrechnung zur Verfügung.

So erstellst du eine Mehrwertsteuerrechnung

1. Gehe zu deinem Verkäufer-Hub im Browser (die Funktion zur Rechnungserstellung ist nur im Browser verfügbar) und dann zur Seite „Sendungen"
2. Klicke auf eine Sendung, für die du die Rechnung erstellen möchtest
3. Klicke im rechten Seitenbereich auf die Schaltfläche zur Erstellung von Mehrwertsteuerrechnungen
4. Klicke auf die Schaltfläche „Mehrwertsteuerrechnung erstellen“ (siehe unten) 

Denke daran, dass der zugehörige Livestream beendet sein und du ein Etikett für die Sendung erstellt haben musst, um die Mehrwertsteuerrechnung zu erstellen.

5. Es erscheint ein Feld für die Mehrwertsteuer-Details. Dadurch werden automatisch die Käufer- und Bestelldaten wie das Land des Käufers, die Artikelbeschreibung im Angebot und der Artikelpreis abgerufen.

6. Das Feld für die Mehrwertsteuer wird mit dem Standard-Mehrwertsteuersatz für das Land des Verkäufers vorausgefüllt; es liegt jedoch an dir als Verkäufer, die Mehrwertsteuerangaben zu bestätigen oder zu aktualisieren.

Bitte lies vor der Erstellung von Rechnungen den Abschnitt „Mehrwertsteuerdetails“ weiter unten.

7. Sobald du mit den auf der Rechnung anzuzeigenden Details zufrieden bist, klicke auf „Rechnung senden und herunterladen“ und dann auf „Bestätigen“.
8. Die Erstellung der Rechnung kann bis zu 20 Sekunden dauern. Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird eine entsprechende Erfolgsmeldung angezeigt.

Sobald die Rechnung erstellt wurde, wird sie automatisch in die Bestellseite des Käufers aufgenommen. Der Käufer erhält keine Benachrichtigung über die Erstellung der Rechnung. 

Eine einmal erstellte Mehrwertsteuerrechnung kann auf der Whatnot-Plattform nicht mehr geändert werden.

Mehrwertsteuer-Details

Es liegt in der Verantwortung des Verkäufers, sicherzustellen, dass alle Angaben auf der ausgestellten Rechnung korrekt sind, einschließlich:

• Artikelbeschreibung: Diese sollte den verkauften Artikel wahrheitsgetreu wiedergeben. Die Artikelbeschreibung wird automatisch mit den Informationen ausgefüllt, die im Artikel angegeben sind. Es liegt jedoch in deiner Verantwortung, sicherzustellen, dass diese Informationen korrekt sind.
• Mehrwertsteuersatz: Der Verkäufer ist für die Ermittlung des richtigen Mehrwertsteuersatzes verantwortlich. Bitte beachte, dass bestimmte Artikel in deinem Land möglicherweise einem niedrigeren Mehrwertsteuersatz unterliegen, z. B. Lebensmittel, Bücher, Edelmetalle.

• Anmerkungen: Bitte füge alle erforderlichen Anmerkungen gemäß den örtlichen Gesetzen ein.

Verkäufer können die Mehrwertsteuer-Details für die Artikel in der Bestellung auch über die Schaltfläche „Massenbearbeitung“ in großen Mengen bearbeiten.

Verkäufer sollten die obigen Informationen lesen und mit ihrem eigenen Steuerberater zusammenarbeiten, um sich über ihre Pflichten (falls vorhanden) bei der Ausstellung einer Mehrwertsteuerrechnung für ihren Verkauf zu informieren.

Sonstige Informationen für Verkäufer zur Rechnungsstellung

Rechnungszahlung: Da Whatnot eine Live-Shopping-Plattform betreibt, erfolgt die Zahlung außerhalb des Rechnungsprozesses. Die Ausstellung der Rechnung nach dem Verkauf dient ausschließlich Dokumentations- und Compliance-Zwecken. Die Rechnung enthält keine Bankverbindung des Verkäufers und enthält die Meldung „Nicht zur Begleichung“.

Rechnungsnummer: Jeder Verkäufer hat seine eigene Rechnungsnummernfolge. Die Zuordnung der Rechnungsnummernfolge erfolgt im Format: „Whatnot-Verkäufer-ID_Jahr_Rechnungsnummer“. 

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: Verkäufer sind dafür verantwortlich, die für ihre Verkäufe ausgestellten Rechnungen herunterzuladen und aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen variiert je nach Land. Verkäufer sollten die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in ihrem Land überprüfen und die Verpflichtungen in Bezug auf die Rechnungsaufbewahrung mit ihrem Steuerberater abklären.

Um Verkäufer bei der Erfüllung ihrer rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen zu unterstützen, sind die Rechnungen im Verkäufer-Hub (im Versand-Panel) für einen Zeitraum von zwei Jahren verfügbar.

Gutschriften: Der Verkäufer ist dafür verantwortlich, alle erforderlichen Gutschriften manuell auszustellen, wenn eine Rückerstattung bearbeitet wurde.

Exporte und Regelung für geringwertige Güter: Wenn Verkäufer aus der EU/dem Vereinigten Königreich bestimmte Verkäufe von Waren mit geringem Wert tätigen, kommen für Whatnot als Plattform die Mehrwertsteuerregeln für Wiederverkäufer zum Tragen. In den folgenden Szenarien ist Whatnot für die Einziehung und Abführung der geltenden Mehrwertsteuer im Namen des Verkäufers verantwortlich. In diesem Fall sollte keine Rechnung vom Verkäufer ausgestellt werden. 

UK-Verkäufer → EU-Käufer mit einem Gesamtversandwert von unter 150 EUR 

EU-Verkäufer → UK-Käufer bei einem Versandwert unter 135 GBP

Margensystem für Gebrauchtwaren: Verkäufer, die eine Rechnung für Waren ausstellen, die nach dem Mehrwertsteuersystem für Gebrauchtwaren verkauft wurden, sollten die Rechnungsstellungsanforderungen für das Land, in dem sie ansässig sind, überprüfen. Ein speziell für den Verkauf von Gebrauchtwaren im Rahmen des Margensystems entwickeltes Rechnungstool wird in Kürze auf der Whatnot-Plattform verfügbar sein.