De pagina Grootboek/Transacties in de Verkopershub

De pagina Grootboek of Transacties in de Verkopershub is een gedetailleerd overzicht van alle transacties die invloed hebben op je Whatnot-accountsaldo. Deze pagina biedt de meest gedetailleerde weergave van je financiële activiteiten op Whatnot en vormt een aanvulling op de weergaven Uitbetalingen en Afschriften.

Hier zie je alle geldstromen die van en naar je verkoperssaldo lopen, op transactieniveau. Dit omvat:

• Inkomsten – het geld dat je verdient met verkoop en activiteiten op Whatnot, zoals je inkomsten uit bestellingen, fooien, eventuele beloningen voor verkopersuitdagingen (bijv. een geldbonus), enz.
• Kosten – zoals aanpassingskosten voor verzendlabels, afschrijvingen voor terugbetaalde bestellingen, advertentiekosten, enz.
• Uitbetalingen – geld dat je naar je bankrekening overmaakt

Het totaal van deze grootboektransacties is het bedrag dat je ziet onder je 'accountsaldo' op je pagina Uitbetalingen.

Hoe je toegang krijgt

Op het web in de Verkopershub

1. Ga naar whatnot.com
2. Klik in de rechterbovenhoek op het pictogram van je verkopersprofiel
3. Selecteer 'Financiën' in dit menu
4. Klik in de linkerbovenhoek op het tabblad 'Grootboek'

In je Whatnot-app op iOS- of Android:

1. Open de Whatnot-app
2. Tik in het onderste menu op 'Verkopershub'
3. Scrol naar de onderkant van de pagina en tik op 'Uitbetalingen'
4. Tik bovenaan op het tabblad 'Transacties'

Hoewel de pagina in de mobiele app een andere naam heeft ('Transacties') in vergelijking met de webweergave ('Grootboek'), zou de inhoud in principe hetzelfde moeten zijn. De webweergave biedt meer details en een uitgebreidere functionaliteit, zoals het exporteren van je grootboekposten naar een CSV.

Wat je ziet op de pagina Grootboek/Transacties

Op je pagina Grootboek of Transacties zie je een tabel waarin elke rij een andere transactie vertegenwoordigt (ook wel een 'grootboekpost' genoemd). We raden aan de webversie van het Grootboek te gebruiken voor een gedetailleerdere weergave. 

De kolommen in de tabel geven het volgende weer:

• Aanmaakdatum: De datum en tijd waarop de grootboektransactie in het systeem van Whatnot is aangemaakt.
• Bedrag: Het nettobedrag dat van invloed is op je accountsaldo.
• Advertentie-ID: De unieke advertentie-ID die gekoppeld is aan bestellingsgerelateerde transacties. Transacties die niet aan een specifieke advertentie zijn gekoppeld, hebben een streepje (–) in deze kolom.
• Order-ID: De unieke order-ID die gekoppeld is aan van toepassing zijnde transacties. Transacties die niet gekoppeld zijn aan een specifieke bestelling, hebben een streepje (–) in deze kolom.
  • Je kunt in Verkopershub klikken op deze waarde. Dit brengt je naar de pagina Bestellingen. Vanuit deze weergave kun je het aankoopbewijs zien, waarin de subtotalen staan die zijn gebruikt om je totale inkomsten voor deze bestelling te berekenen.
• Bericht: Een beschrijving van de transactie die samenvat wat er is gebeurd.
• Status: De huidige status van de transactie. Dit is een van de volgende:
  • Verwerken: De transactie is aangemaakt, maar heeft nog geen invloed op je accountsaldo.
  • Voltooid: De transactie is voltooid en heeft invloed gehad op je accountsaldo.
• Transactietype: Zie de sectie hieronder [LINK] voor de volledige lijst met transactietypes, maar de meest voorkomende zijn:
  • Verkoopopbrengsten: Inkomsten uit bestellingen (na aftrek van kosten).
  • Fooi: Inkomsten uit fooien die je krijgt. 
  • Aanpassing: Verschillende toevoegingen of aftrekposten, zoals aanpassingen voor verzending, terugbetalingen of showboost-/promotiekosten.
  • Uitbetaling: Geld dat vanuit je Whatnot-saldo is overgemaakt naar je bank of PayPal.
• Datum van voltooiing: De datum en tijd waarop de grootboektransactie invloed had op je beschikbare accountsaldo, d.w.z. het tijdstip waarop status = 'Voltooid'. 

Als je probeert inzicht te krijgen in een plotselinge daling of stijging van het saldo, scan dan de kolom Bedrag – vooral bij negatieve posten – voor de relevante periode.

Filters

De standaardweergave van je grootboek bevat alle transacties, die in aflopende chronologische volgorde worden weergegeven op basis van de Aanmaakdatum.

Bovenaan de grootboektabel zie je een set filters waarmee je kunt aangeven welke transacties je wilt bekijken:

• Alles: toont elke transactie die is aangemaakt (standaardweergave is de meest recente periode)
• Verwerken: toont transacties met de status 'verwerken', wat betekent dat ze nog niet beschikbaar zijn in je accountsaldo
• Voltooid: toont alleen transacties met de status 'voltooid', wat betekent dat ze al invloed hebben gehad op je accountsaldo
• Uitbetalingen: transacties waarbij geld naar je bankrekening wordt overgemaakt (uitbetalingen), met inbegrip van mislukte uitbetalingen die zijn teruggestort op je Whatnot-saldo
• Bewerkingsdatums: toont een specifiek overzicht van alle transacties die binnen een bepaalde periode zijn aangemaakt (de maximale periode die je kunt selecteren is 31 dagen)
  • Opmerking – dit filter geldt alleen voor de aanmaakdatum van een transactie, niet voor de voltooiingsdatum

Betekenis van het tijdstempel

Er zijn twee tijdstempels in het grootboek:

• De aanmaakdatum vertelt je wanneer de gebeurtenis voor het eerst plaatsvond en dus wanneer de transactie werd aangemaakt.
• De voltooiingsdatum geeft aan wanneer de gebeurtenis is afgerond en is dus een weergave van het moment dat de transactiestatus veranderde van 'verwerken' naar 'voltooid.' Dit is het moment waarop het transactiebedrag invloed heeft gehad op je beschikbare accountsaldo (het totale bedrag dat beschikbaar is voor uitbetaling).

Sommige soorten transacties (bijvoorbeeld inkomsten uit bestellingen) beginnen altijd met de status 'verwerken'. Op dat moment is de voltooiingsdatum in je grootboek leeg. Andere soorten transacties worden aangemaakt als 'voltooid' (bijvoorbeeld uitbetalingen), omdat ze onmiddellijk worden afgetrokken van je beschikbare accountsaldo. In dit geval hebben de aanmaakdatum en de voltooiingsdatum hetzelfde tijdstempel.

Voorbeeld: inkomsten uit bestellingen ('verkooptransacties')

Je bent een verkoper die niet in aanmerking komt voor vervroegde uitbetaling. Op 1 maart om 20.03 uur EST koopt een koper het item 'Rare Funko Pop' in je winkel. Je verdiensten voor deze bestelling zijn $ 100.

Zo ziet je grootboek er direct na die verkoop uit:

Merk op dat de kolom Voltooiingsdatum op dit moment leeg is, omdat deze transactie nog op 'verwerken' staat. 

Dit betekent dat de inkomsten van $ 100 uit deze bestelling nog niet beschikbaar zijn op je accountsaldo. Als je je uitbetalingspagina in de Verkopershub bekijkt, zie je daar het volgende: 

• $ 0 beschikbaar voor uitbetaling
• $ 100 in verwerking

Je verpakt en verzendt je item de volgende dag. Op 5 maart bevestigt de vervoerder dat het item aan de koper is afgeleverd. Ter herinnering: de inkomsten van bestellingen zijn beschikbaar binnen 4 uur nadat de vervoerder de zending heeft gescand als zijnde afgegeven (en voor verkopers buiten de VS zodra er 96 uur zijn verstreken sinds de verkoop).

Zo ziet je grootboek eruit direct nadat de levering is bevestigd:

Dit betekent dat de inkomsten van $ 100 nu beschikbaar zijn voor uitbetaling. Op de pagina Uitbetalingen zie je het volgende:

• $ 100 beschikbaar voor uitbetaling
• $ 0 in verwerking

Onthoud – uitbetalingen bij Whatnot moeten handmatig worden gestart, wat betekent dat je naar de uitbetalingspagina moet gaan en een aanvraag moet doen om een bedrag op je bankrekening te laten storten.

Hoe je grootboekgegevens exporteert

1. Ga vanuit je desktopbrowser naar de pagina Grootboek op whatnot.com
2. Klik op de knop 'datums bewerken'. Selecteer in de kalender een periode van maximaal 31 dagen en klik op 'bijwerken'
   1. Je moet een periode selecteren voordat je je grootboektransacties kunt exporteren
3. (Optioneel) Pas eventuele filters toe die je nodig hebt om je weergave te verfijnen – bijv. alleen transacties met de status 'Verwerken' of in de categorie 'Opnames'
4. Klik rechtsboven op 'Gegevens exporteren'
5. Je CSV-bestand zou automatisch gedownload moeten worden. Houd rekening met een langere wachttijd als je een groot bestand downloadt

Vervolgens kun je de inhoud in je CSV uploaden of kopiëren naar het analyseplatform van je keuze, zoals Excel of Google Sheets. 

Wat staat er niet in het grootboek

Het grootboek bevat al je netto financiële activiteit die invloed heeft op je accountsaldo. Het volgende staat niet in je grootboek:

• Je activiteit als koper: om je bestelgeschiedenis als koper te zien, ga je naar de weergave 'Aankopen' op je tabblad Activiteit.
• Geannuleerde bestellingen: bestellingen die zijn geannuleerd door jou of de koper verschijnen niet in het grootboek. Deze bestellingen zouden wel zichtbaar moeten zijn op je pagina Bestellingen in de Verkopershub.
• Mislukte betalingen: wanneer de betaling van een kopers mislukt, wordt een bestelling niet verwerkt. Deze mislukte bestelpogingen verschijnen niet in het grootboek. 
• Kosten op bestelniveau: omdat je grootboek alleen nettobedragen toont die van invloed zijn op je accountsaldo, zie je geen gedetailleerd overzicht van kosten en vergoedingen die van de verkoopprijs van je bestelling worden afgetrokken (bijv. verkoopbelasting, kosten voor betalingsverwerking, commissie). Om deze overzicht te bekijken klik je op het gekoppelde bestelnummer in je grootboek. He wordt dan doorgestuurd naar het aankoopbewijs op de pagina Bestellingen.
  • Je wekelijkse bestelrapport bevat een uitsplitsing van alle subtotalen die zijn gebruikt om het uiteindelijke bedrag van je verdiensten te berekenen. Dit rapport kan vanaf het begin van de week als CSV worden gedownload (meer informatie).

Hoe stem je het grootboek af met andere overzichten 

• De pagina Uitbetalingen: dit tabblad toont je huidige accountsaldo, dat de som is van al je grootboektransacties. Het geeft een overzicht van je huidige saldo 'verwerken' (de som van 'in behandeling zijnde' transacties) en je saldo 'beschikbaar' (som van 'voltooide' transacties, inclusief uitbetaling).
  • Als je accountsaldo op de pagina Uitbetalingen afwijkt van wat je verwacht, raden we je aan het probleem op te sporen door de afzonderlijke transacties in je grootboek te bekijken.

• Maand- en jaaroverzichten: deze documenten geven een samenvatting van inkomsten, vergoedingen, kosten en uitbetalingen voor een maandelijkse of jaarlijkse periode. Je kunt het grootboek gebruiken om de totalen van overzichten te vergelijken met afzonderlijke transacties. 

Belangrijke aandachtspunten voor het afstemmen van overzichten:

• Overzichten zijn gebaseerd op voltooide transacties binnen een bepaalde periode. De voltooiingsdatum in je grootboek is dus het belangrijkste tijdstempel voor het afstemmen op overzichten.
  • Bijvoorbeeld, als je een item verkoopt op 30 maart en je inkomsten worden verwerkt op 2 april, dan worden de inkomsten voor deze bestelling opgenomen in je maandelijkse afschrift van april – niet in maart.
• Transacties van het type REWARD en REWARD_DEBIT staan respectievelijk voor het toekennen en gebruiken van Whatnot-tegoed. Dit tegoed kan alleen worden besteed aan aankopen bij Whatnot; het kan niet worden uitbetaald naar je gekoppelde bankrekening. Om deze reden moeten tegoedtransacties worden uitgesloten van de berekening van het accountsaldo. 
• Net zoals hierboven staan transacties van het type ADS voor Whatnot-advertentietegoed. Dit tegoed kan alleen worden besteed aan promotietools voor verkopers. Dit advertentietegoed kan niet worden uitbetaald naar je gekoppelde bankrekening en moet ook worden uitgesloten van de berekeningen van het accountsaldo.

Wanneer gebruik je het grootboek vs andere overzichten

• Gebruik grootboek wanneer je:
  • specifieke kosten, aanpassingen of terugbetalingen wilt onderzoeken die van invloed waren op je account
  • precies wilt zien wanneer verdiensten beschikbaar werden
• Gebruik Uitbetalingen als je:
  • wilt weten hoeveel geld je beschikbaar hebt op je accountsaldo
  • de laatste status van je uitbetalingsverzoek wilt bekijken 
• Gebruik het wekelijkse orderrapport als je:
  • een gedetailleerd CSV-overzicht nodig hebt van de subtotalen die worden gebruikt om de opbrengsten van je bestellingen te berekenen (bijv. commissie, belasting, verwerkingskosten)
• Gebruik Verkopersoverzichten als je:
  • een maandelijkse of jaarlijkse samenvatting nog hebt van inkomsten, kosten en uitbetalingen voor een specifieke periode, vooral voor officiële rapportagedoeleinden
• Gebruik Belastingdocumenten als je:
  • je jaarlijkse belastingdocumenten (zoals 1099) moet indienen bij de autoriteiten
  • Verkopers buiten de VS hebben in de Verkopershub op het web toegang tot hun DAC-7-rapportage door naar 'Financiën' → 'Overzichten &-rapporten' → te gaan en daar in de keuzelijst 'Rapportage digitale platforms' te selecteren. Klik hier voor een directe link
• Gebruik Analyses als je:
  • periodieke verkoopprestaties en betrokkenheidscijfers wilt bekijken, in plaats van gespecificeerde financiële informatie
• [Verkopers buiten de VS] Om btw-facturen te genereren voor je kopers:
  • Klik op de pagina Zendingen in de Verkopershub op de knop 'Btw-factuur genereren' voor relevante zendingen (klik hier voor instructies)

Samen bieden deze tools je zowel globale overzichten als gegevens op transactieniveau, zodat jij je bedrijfsprestaties op Whatnot kunt begrijpen en afstemmen.