Hoe je btw-facturen genereert voor je kopers

Whatnot geeft geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is uitsluitend opgesteld voor informatieve doeleinden en mag niet worden gebruikt als fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Als je niet zeker weet of je verplicht bent een btw-factuur uit te reiken, dien je je eigen fiscale, juridische en boekhoudkundige adviseurs te raadplegen voordat je actie onderneemt op basis van de onderstaande informatie.

Functieoverzicht

Whatnot heeft een nieuwe btw-factureringsfunctie voor verkopers gelanceerd, om het genereren van btw-facturen op het platform te automatiseren.

We weten dat het belangrijk is om nauwkeurige btw-facturen te produceren om je bedrijf compliant te houden, maar dat kan erg tijdrovend zijn. Om je tijd te besparen en het nalevingsproces te stroomlijnen, hebben we tools ontwikkeld waarmee je direct vanuit de Whatnot-website btw-facturen kunt genereren en uitreiken aan je kopers. Deze functie is nu beschikbaar voor alle Europese verkopers.

Als verkoper is het jouw verantwoordelijkheid om te weten wanneer een factuur nodig is voor een verkoop en om ervoor te zorgen dat de factuur voldoet aan alle toepasselijke btw-wetten.

Let op, met deze tool kun je btw-conforme facturen genereren voor je kopers.  Voor btw-facturen die zijn uitgeschreven voor diensten tussen Whatnot en verkopers, moet je contact blijven opnemen met support om je facturen op te vragen. Voor aanvullende informatie die verkopers kan helpen met hun btw-aangifte, kun je het rapport met je bestelgeschiedenis raadplegen dat beschikbaar is in het financiële gedeelte van de Seller Hub. Waar vind ik mijn ordergegevens voor btw-naleving?

Hoe btw-facturering werkt op Whatnot

Btw-facturering voor kopers is beschikbaar op zendingniveau. Verkopers kunnen nu naar de verzendpagina in de Seller Hub (alleen op het web) gaan en een factuur genereren. Zodra de livestream is voltooid en het label voor de zending is gegenereerd, is de optie om een btw-factuur te genereren beschikbaar.

Een btw-factuur genereren

1. Ga naar je Seller Hub op het web (de factureringsfunctie is alleen beschikbaar op het web) en vervolgens naar de pagina Verzendingen
2. Klik op een zending waarvoor je de factuur wilt genereren
3. Je vindt de knop voor het genereren van btw-facturen in het rechterpaneel
4. Klik op de knop 'btw-factuur genereren' (zie hieronder) 

Vergeet niet dat de bijbehorende livestream moet zijn afgelopen en dat je een label voor de zending moet hebben gegenereerd om de btw-factuur te kunnen genereren.

5. Er verschijnt een venster voor de btw-gegevens. Hiermee worden automatisch de gegevens van de koper en de bestelling opgehaald, zoals het land van de koper, de beschrijving van het item in de advertentie en de prijs van het item.

6. Hoewel het btw-venster vooraf wordt ingevuld met het standaard btw-tarief voor het land van de verkoper, is het aan jou als verkoper om de btw-specifieke gegevens te bevestigen of bij te werken.

Zorg ervoor dat je de sectie 'btw-gegevens' hieronder hebt geraadpleegd voordat je facturen aanmaakt.

7. Als je tevreden bent met de gegevens die op de factuur moeten worden weergegeven, klik je op 'Factuur verzenden en downloaden' en vervolgens op 'Bevestigen'.
8. Het kan tot 20 seconden duren om de factuur te genereren. Zodra de factuur is gegenereerd, zie je een bericht waarin staat dat je factuur is gegenereerd.

Zodra de factuur is gegenereerd, wordt deze automatisch opgenomen in de bestelpagina van de koper. De koper ontvangt geen melding over het genereren van de factuur. 

Eenmaal gegenereerd kan een btw-factuur niet meer worden gewijzigd op het Whatnot-platform.

BTW-gegevens

Het is de verantwoordelijkheid van de verkoper om ervoor te zorgen dat alle gegevens op de uitgegeven factuur correct zijn, inclusief:

• Beschrijving van het item - dit moet een getrouwe weergave van het verkochte item zijn. De beschrijving van het item wordt automatisch aangevuld met de informatie die bij de advertentie wordt gegeven, maar het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze informatie correct is.
• Btw-tarief - de verkoper is verantwoordelijk voor het bepalen van het juiste btw-tarief. Houd er rekening mee dat voor bepaalde artikelen in jouw land een lager btw-tarief kan gelden, bijv. voedsel, boeken, edele metalen.

• Opmerkingen - voeg alle van toepassing zijnde opmerkingen toe zoals vereist door de lokale wetgeving.

Verkopers kunnen ook de btw-gegevens voor de items in de bestelling bulksgewijs bewerken met behulp van de knop 'bulksgewijs bewerken'.

Verkopers moeten bovenstaande informatie doornemen en samenwerken met hun eigen belastingadviseur om inzicht te krijgen in hun eventuele verantwoordelijkheden voor het uitreiken van een btw-factuur voor hun verkoop.

Overige factureringsinformatie voor verkopers

Factuurbetaling: Omdat Whatnot een live shopping platform is, vindt de betaling buiten het factuurproces om plaats. Het uitreiken van de factuur na de verkoop is alleen voor documentatie- en nalevingsdoeleinden. De factuur bevat geen bankgegevens van de verkoper en bevat een bericht met de vermelding 'niet voor vereffening'.

Factuurnummer: Elke verkoper heeft een eigen factureringsvolgorde. De toewijzing van de volgorde van factuurnummers heeft de volgende indeling: 'Whatnot-verkopers-id_jaar_factuurnummer'. 

Bewaartermijn facturen: Verkopers zijn verantwoordelijk voor het downloaden en bewaren van de facturen die zijn uitgegeven voor hun verkopen. De bewaartermijn voor facturen verschilt per land. Verkopers moeten de bewaartermijn van facturen voor hun land controleren en hun verplichtingen met betrekking tot het bewaren van facturen nagaan bij hun belastingadviseur.

Om verkopers te helpen met hun wettelijke en fiscale verplichtingen, zullen de facturen gedurende twee jaar beschikbaar zijn in de verkopershub (in het verzendpaneel).

Creditnota's: De verkoper is verantwoordelijk voor het handmatig uitgeven van creditnota's die nodig kunnen zijn wanneer een restitutie is verwerkt.

Export en regeling voor goederen met een lage waarde: Wanneer verkopers in de EU of het VK bepaalde goederen met een lage waarde verkopen, zullen de btw-regels voor zogenaamde wederverkopers van toepassing zijn op Whatnot als platform. In de onderstaande scenario's is Whatnot verantwoordelijk voor het innen en afdragen van de toepasselijke btw namens de verkoper. De verkoper mag dan geen factuur uitreiken. 

Verkoper in het VK → koper in de EU met een zendingstotaal van minder dan EUR 150 

Verkoper in de EU → koper in het VK met een zendingstotaal van minder dan GBP 135

Margeregeling voor tweedehands goederen: Verkopers die een factuur uitreiken voor goederen die zijn verkocht onder de btw-margeregeling voor tweedehands goederen, moeten de factureringsvereisten voor hun land van vestiging controleren. Een hulpmiddel voor facturen dat speciaal is ontworpen voor de verkoop van tweedehands goederen onder de margeregeling is binnenkort beschikbaar op het Whatnot-platform.