Page Livre de comptes / Transactions dans le Portail vendeur

La page Livre de comptes ou Transactions dans le Portail vendeur correspond à ton registre détaillé de toutes les transactions qui ont un impact sur le solde de ton compte Whatnot. Cette page constitue la vue la plus détaillée de ton activité financière sur Whatnot ; elle vient compléter les informations des sections Versements et Relevés.

Elle présente l'intégralité des sommes d'argent à destination et en provenance de ton solde vendeur pour chaque transaction. Citons notamment :

• Les revenus : l'argent que tu gagnes grâce aux ventes et aux activités Whatnot, comme tes revenus issus des commandes, les pourboires, les récompenses des défis vendeurs (p. ex., les contreparties en espèces), etc.
• Les coûts : tels que les frais d'ajustement des étiquettes d'expédition, les factures pour les commandes remboursées, les dépenses publicitaires, etc.
• Les versements : les fonds que tu retires sur ton compte bancaire

La somme de ces transactions du livre de comptes correspond au chiffre que tu vois comme « solde du compte » sur ta page Versements.

Comment y accéder

Dans le Portail vendeur :

1. Va sur whatnot.com
2. Clique sur l'icône de ton profil vendeur en haut à droite
3. Sélectionne « Finances » dans ce menu
4. Clique sur l'onglet « Livre de comptes » en haut à gauche

Sur ton application Whatnot iOS ou Android :

1. Ouvre l'application Whatnot
2. Appuie sur « Portail vendeur » dans le menu en bas
3. Fais défiler jusqu'au bas de la page et appuie sur « Versements »
4. Appuie sur l'onglet « Transactions » en haut

Bien que la page de l'application mobile ait un nom différent (« Transactions ») par rapport à la vue Web (« Livre de comptes »), le contenu de base doit être le même. La vue Web offre davantage de détails et une fonctionnalité étendue, comme l'exportation des entrées de ton livre de comptes au format CSV.

Informations de la page Livre de comptes / Transactions

Sur ta page Livre de comptes ou Transactions, tu verras un tableau d'informations où chaque ligne représente une transaction différente (également appelée « entrée du livre de comptes »). Nous te recommandons d'utiliser la version Web du livre de comptes pour accéder à une vue plus détaillée. 

Les colonnes de ce tableau représentent les éléments suivants :

• Date de création : la date et l'heure auxquelles la transaction du livre de comptes a été créée dans le système de Whatnot
• Montant : le montant net ayant un impact sur le solde de ton compte
• Identifiant du listing : l'identifiant unique du listing, associé aux transactions liées aux commandes. Les transactions non liées à un listing spécifique afficheront un tiret (-) dans cette colonne
• Identifiant de la commande : l'identifiant unique de la commande, associé aux transactions applicables. Les transactions non liées à une commande spécifique afficheront un tiret (-) dans cette colonne
  • Cette valeur est cliquable dans le Portail vendeur sur le Web et te redirige sur la page Commandes. Depuis cette vue, tu peux voir le reçu de la commande, qui détaille les sous-totaux utilisés pour calculer tes revenus totaux pour cette commande
• Message : la description de la transaction, qui résume ce qui s'est passé
• Statut : le statut actuel de la transaction. Tu verras l'un des statuts suivants :
  • En cours de traitement : la transaction a été créée mais n'a pas encore eu d'impact sur le solde de ton compte
  • Terminée : la transaction est finalisée et a eu une incidence le solde de ton compte
• Type de transaction : voir la section ci-dessous [LIEN] pour la liste complète des types de transactions ; toutefois, les types les plus courants sont les suivants :
  • Ventes : les revenus provenant des commandes (après déduction des frais)
  • Pourboires : les revenus provenant des pourboires que tu reçois 
  • Ajustement : les divers ajouts ou déductions, tels que des ajustements d'expédition, des remboursements, des frais de boost de live ou des frais liés aux promotions
  • Versement : l'argent retiré de ton solde Whatnot et envoyé vers ta banque ou PayPal
• Date de fin : la date et l'heure auxquelles la transaction du livre de comptes a eu une incidence sur le solde disponible de ton compte ; c.-à-d., le moment auquel le statut de la transaction passe à « Terminée » 

Si tu essaies de comprendre une baisse ou une hausse soudaine de ton solde, examine la colonne Montant (surtout les entrées négatives) sur la période concernée.

Filtres

La vue par défaut de ton livre de comptes contient toutes les transactions, qui apparaissent dans un ordre chronologique décroissant basé sur la date de création.

En haut du tableau du livre de comptes, tu verras un ensemble de filtres qui te permettent de restreindre les transactions que tu consultes :

• Tout : tu vois toutes les transactions créées (par défaut, la période la plus récente s'affiche)
• En cours de traitement : affiche les transactions en cours de traitement, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore disponibles sur ton compte
• Terminées : affiche uniquement les transactions dont le statut est « Terminée », ce qui signifie qu'elles ont déjà eu un impact sur le solde de ton compte
• Retraits : transactions représentant des retraits de fonds vers ton compte bancaire (versements), y compris les échecs de versement qui sont recrédités sur ton solde Whatnot
• Modifier les dates : affiche une vue spécifique de toutes les transactions créées dans une plage de dates donnée. La période maximale que tu peux sélectionner est de 31 jours
  • Remarque : ce filtre ne s'applique qu'à la date de création d'une transaction, pas à la date de fin

Importance de l'horodatage

Le livre de comptes comporte deux horodatages :

• La date de création t'indique quand l'événement s'est produit pour la première fois et quand la transaction a été créée
• La date de fin t'indique quand l'événement s'est terminé, c'est-à-dire quand le statut de la transaction est passé de « En cours de traitement » à « Terminée ». C'est le moment où le montant de la transaction a eu un impact sur le solde disponible de ton compte (le montant total disponible en vue d'un versement)

Certains types de transactions (p. ex., les revenus issus des commandes) commenceront toujours par un statut « En cours de traitement », ce qui signifie que la date de fin dans ton livre de comptes sera vide. D'autres types de transactions sont toujours créés avec le statut « Terminée » (p. ex., les versements) car ils sont immédiatement déduits du solde de ton compte disponible, ce qui signifie que la date de création et la date de fin auront le même horodatage.

Exemple : revenus issus des commandes (transaction de type « ventes »)

Admettons que tu sois un vendeur ne bénéficiant pas du Versement anticipé. Le 1^er mars, un acheteur acquiert un article dans ta boutique (« Rare Funko Pop ») à 20 h 03 EST. Tes revenus pour cette commande sont de 100 $.

Voici à quoi ressemblera ton livre de comptes immédiatement après cette vente :

Note que la colonne Date de fin est vide pour le moment, étant donné que cette transaction est toujours « En cours de traitement ». 

Cela signifie que les 100 $ de revenus provenant de la commande ne sont pas encore disponibles sur le solde de ton compte. Si tu consultes ta page Versements dans le Portail vendeur, tu verras que tu as : 

• 0 $ disponible en vue d'un versement
• 100 $ en cours de traitement

Tu emballes et expédies ton article le lendemain. Le 05 mars, tu reçois la confirmation de livraison à l'acheteur par le service de livraison. Rappel : les revenus issus des commandes deviennent disponibles dans les 4 heures suivant la confirmation de livraison du colis par le service de livraison (et une fois que 96 h se sont écoulées depuis la vente, pour les vendeurs en dehors des États-Unis).

Voici à quoi ressemblera ton livre de compte immédiatement après la confirmation de la livraison :

Cela signifie que les 100 $ de revenus sont dorénavant disponibles en vue d'un versement. Sur la page Versements, tu verras les totaux de solde suivants :

• 100 $ disponibles en vue d'un versement
• 0 $ en cours de traitement

N'oublie pas : les versements chez Whatnot doivent être initiés manuellement ; cela signifie que tu dois te rendre sur la page Versements et demander qu'un montant soit viré sur ton compte bancaire.

Comment exporter les données du livre de comptes

1. Depuis le navigateur de ton ordinateur, rends-toi sur la page Livre de comptes sur whatnot.com
2. Clique sur le bouton « Modifier les dates ». Dans le menu déroulant du calendrier, sélectionne une plage de dates inférieure ou égale à 31 jours, puis clique sur « Mettre à jour »
   1. Tu dois sélectionner une plage de dates avant de pouvoir exporter les transactions de ton livre de comptes
3. (Facultatif) Applique tous les filtres dont tu as besoin pour recentrer ta vue (p. ex., transactions « En cours de traitement » ou « Retraits » uniquement)
4. Clique sur « Exporter les données » en haut à droite
5. Ton fichier CSV devrait se télécharger automatiquement. Prépare-toi à attendre plus longtemps si tu télécharges un fichier volumineux

Tu peux ensuite télécharger ou copier le contenu de ton fichier CSV sur la plateforme d'analyse de ton choix, comme Excel ou Google Sheets. 

Ce qui ne figure pas dans le livre de comptes

Le livre de comptes contient l'ensemble de l'activité financière nette qui a un impact sur le solde de ton compte. Il n'inclut pas les éléments suivants :

• Ton activité en tant qu'acheteur : pour voir l'historique de tes commandes, consulte la vue « Achats » depuis ton onglet Activité
• Commandes annulées : les commandes annulées par toi ou par l'acheteur n'apparaîtront pas dans le livre de comptes. Cependant, ces commandes devraient toujours apparaître sur ta page Commandes dans le Portail vendeur
• Échecs de paiement : lorsque le mode de paiement des acheteurs ne permet pas d'effectuer un achat, une commande n'est pas traitée. Ces tentatives de commande échouées n'apparaissent pas dans le livre de comptes 
• Frais au niveau de la commande : étant donné que ton livre de comptes ne présente que les montants nets ayant une incidence sur le solde de ton compte, tu ne vois pas le détail des coûts et des frais déduits du prix de vente de ta commande (p. ex., taxe pour les vendeurs, frais de traitement des paiements, commission). Pour accéder à cette vue, tu peux cliquer sur le numéro de commande associé dans ton livre de comptes, ce qui te redirigera vers le reçu du vendeur sur la page Commandes.
  • Ton rapport hebdomadaire des commandes contiendra une répartition de tous les sous-totaux des commandes utilisés pour calculer le montant final des revenus. Ce rapport est disponible en téléchargement au format CSV dès le début de la semaine (plus d'infos)

Comment rapprocher les informations de ton livre de comptes de celles des autres supports 

• Page Versements : cet onglet affiche le solde actuel de ton compte, qui correspond à la somme de toutes les transactions de ton livre de comptes. Il détaille ton solde « en cours de traitement » (somme des transactions avec le statut « En cours de traitement ») et ton solde « disponible » (somme des transactions avec le statut « Terminée », y compris les versements).
  • Si le solde de ton compte sur la page Versements est différent de ce à quoi tu t'attends, nous te recommandons de diagnostiquer le problème en passant en revue les transactions individuelles sur le livre de comptes

• Relevés mensuels et annuels : ces documents fournissent une synthèse des revenus, des frais, des coûts et des versements sur une période mensuelle ou annuelle. Tu peux utiliser le livre de comptes pour rapprocher les totaux des relevés avec les transactions individuelles. 

Remarques importantes pour le rapprochement des relevés :

• Les relevés sont basés sur les transactions terminées au cours d'une période, de sorte que la date de fin dans ton livre de comptes constitue l'horodatage clé lors du rapprochement avec les relevés.
  • Par exemple, si tu vends un article le 30 mars et que tes revenus sont traités le 02 avril, ces revenus de commande seront inclus dans ton relevé mensuel d'avril, et non de mars.
• Les types de transaction REWARD et REWARD_DEBIT représentent respectivement les transactions d'émission et de dépense de crédits Whatnot . Ces crédits ne peuvent être dépensés que pour un achat sur Whatnot : ils ne peuvent pas être versés sur ton compte bancaire associé. Pour cette raison, les transactions de crédit doivent être exclues de tout calcul du solde du compte.
• Comme ci-dessus, les types de transaction ADS représentent le crédit publicitaire Whatnot ; il s'agit d'un crédit qui ne peut être dépensé que pour les outils de promotion des vendeurs. Ce crédit publicitaire ne peut pas être versé sur ton compte bancaire lié et doit également être exclu de tout calcul du solde du compte.

Quand utiliser le livre de comptes par rapport à d'autres supports

• Utilise le livre de comptes lorsque tu as besoin :
  • D'examiner des frais, ajustements ou remboursements spécifiques qui ont eu une incidence sur ton compte
  • De voir exactement quand tes revenus sont devenus disponibles
• Utilise la page Versements lorsque tu as besoin :
  • De connaître la somme d'argent disponible sur le solde de ton compte
  • De vérifier le statut le plus récent de ta demande de versement 
• Utilise le rapport hebdomadaire sur les commandes lorsque tu as besoin :
  • D'une répartition groupée dans un fichier CSV des sous-totaux utilisés pour calculer tes revenus sur la commande (p. ex., commission, taxes, frais de traitement des paiements)
• Utilise les relevés des ventes lorsque tu as besoin :
  • D'un résumé mensuel ou annuel des revenus, frais, coûts et versements pour une période spécifique, en particulier à des fins de rapport officiel
• Utilise les documents fiscaux lorsque tu as besoin :
  • D'envoyer tes documents fiscaux annuels aux autorités, tels que les formulaires 1099
  • Pour les vendeurs en dehors des États-Unis : tu peux accéder à tes rapports DAC-7 en allant dans « Finances » → « Relevés et rapports » → et en sélectionnant « Rapports de la plateforme numérique » dans le menu déroulant du Portail vendeur. Voir ici pour le lien direct
• Utilise les supports Statistiques lorsque tu te concentres principalement sur :
  • Les indicateurs d'engagement ou de performances des ventes sur une période ou un livestream spécifique, plutôt que sur des informations financières détaillées
• [Vendeurs hors des États-Unis] Afin de générer des factures de TVA pour tes acheteurs :
  • Clique sur le bouton « Générer des factures de TVA » sur la page Expéditions du Portail vendeur pour les colis concernés (voir ici pour les instructions)

Ensemble, ces outils te fournissent à la fois des synthèses extrêmement détaillées et des informations au niveau des transactions afin que tu puisses comprendre et rapprocher en toute confiance les performances de ton activité sur Whatnot.